11 EINFACHE UND PRAKTISCHE TIPPS VON MIR, FÜR EINE GUTE KOMMUNIKATION IN REMOTE TEAMS

In Remote Teams fehlen viele wichtige Faktoren um eine natürliche Zusammenarbeit zu gewährleisten. Ich habe mir Gedanken gemacht, welche Probleme es gibt und wie Du aktiv dafür sorgen kannst, dass eine gute Kommunikation auch in Remote Teams funktioniert.

Hier zunächst mal die Liste und im Folgenden gebe ich zu Dir zu jeden Problem, praktische und einfach zu realisierende Vorschläge:

1. Bump into someone
2. Online Zeiten
3. Reihenfolge der wichtigsten Kommunikationsformen in Remote Teams
4. Visuelle Kommunikationstools
5. Videokonferenzsysteme
6. Meetings regelmässig, fix und verbindlich planen
7. Effektive Zusammenarbeit via Cloud Tools
8. PPM – Project Portfolio Management mit Tools
9. Prozesse an Remote Collaboration anpassen
10. Flexible Arbeitszeiten
11. Leistungen messen

Wenn alle regelmässig im Büro sind, ergeben sich ganz automatisch zufällige Begegnungen, an denen über privates oder geschäftliches gesprochen wird. Aus diesen Begegnungen wachsen kreative Lösungen und das „Wir-Gefühl“. Im Home Office oder Remote Teams sind diese Begegnungen nicht mehr möglich. Und all zu schnell gehen diese wichtigen Gespräche unter. Du als Teamleiter oder Unternehmer kannst einen Rahmen für dieses „zufälligen Treffen“ auch in Remote Teams schaffen. 1. Slack https://bit.ly/34MpgCq 2. Skype Chat https://bit.ly/35UqRpb Lege Dich auf ein Tool fest. Bitte Deine Mitarbeiter darum, diese Tools den ganzen Tag geöffnet zu haben. Und ermuntere sie zu einer regen Kommunikation darüber. Egal ob das ein Problem mit den Kindern ist, eine zündende Idee fürs business oder die neueste Episode der lieblings Serie auf Netflix. Um so ausführlicher und regelmässiger die Kommunikation geführt wird, vor allem über nicht arbeitsbezogene Themen, um so sicherer kannst Du Dir sein, dass der Austausch auch bei Problemen im Business stattfindet. Ermuntere Deine Mitarbeiter zum regen Austausch und insbesondere und rege zu privaten Gesprächen.

Im Büro gibt es eindeutige Arbeitszeiten. Der eine kommt etwas früher, der andere geht etwas später. Ausserdem ist die Trennung zwischen Arbeitszeit und privater Zeit einfacher zu handeln. Im Homeoffice neigen wir dazu, mehr zu arbeiten und dauerhaft online präsent zu sein. Das verursacht grossen Stress und nimmt das Gefühl auch Freizeit zu haben. Das wiederum kostet Leistungsfähigkeit und Effektivität!

Es ist daher auch für Dich als Teamleiter oder Arbeitgeber von grossem Interesse dafür zu sorgen, dass Deine Mitarbeiter in Remote Teams klar ihre Freizeit von der Arbeitszeit abgrenzen. Diese Massnahme gewinnt an Wichtigkeit mit dem Wissen, dass uns Corona und die daraus folgend erzwungene Home Office Situation wohl noch einige Monate oder auch länger andauern wird.

Ermuntere daher Deine Mitarbeiter dazu, in ihrer Freizeit (nach Feierabend, Wochenende oder Urlaub), ihre Mailprogramme zu schliessen, das Geschäftstelefon abzustellen und nicht mehr zur Verfügung zu stehen. Noch besser wäre es über Deine IT diese Rahmenbedingungen zu schaffen.

Damit sicherst Du die Einsatzbereitschaft und Arbeitskraft Deiner Mitarbeiter. Was sich direkt im Erfolg der Unternehmung niederschlägt.

Unsere Kommunikation ist etwas sehr Komplexes. Für eine erfolgreiche Kommunikation sind mehr als nur Worte erforderlich: Gesichtsausdruck, Gestik, Tonlage, Rückfragen und Kommentare. Je weniger dieser Komponenten in einer Kommunikationsart vorhanden sind, um so unpersönlicher wird und um so grösser ist das Potential für Missverständnisse.

Mit diesem Wissen ist es sehr wichtig zu arbeiten. Du solltest also immer die Art der Kommunikation präferieren, die in diesem Moment die maximale Anzahl der Komponenten bietet. Deshalb ist die Reihenfolge der zur Kommunikation verwendeten Techniken, die folgende:

1. Video

Worte. Gesichtsausdruck, Gestik, Tonlage, Rückfragen und Kommentare

2. Audio

Worte, Tonlage, Rückfragen und Kommentare

3. Chat, wie Slack oder Skype

Worte, Rückfragen und Kommentare

4. Mail

Worte

Wir alle kennen den Satz, ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Und darin steckt so viel Wahrheit. Wie oft habe ich es erlebt, dass trotz ausgefuchster Formulierungen in Mails, der Inhalt falsch verstanden oder interpretiert wurde.

Du sparst Dir und Deinen Mitarbeitern enorm viel Zeit, wenn Du auf einfache, kostengünstige und visuelle Techniken setzt, um Zusammenhänge zu erklären. Möchtest Du z.B. auf einem Plan etwas geändert habe, eine Software anders programmiert haben oder sonst irgendetwas, dann gibt es sehr einfache und kostengünstige Methoden, den gewünschten Punkt am Bildschirm zu vermitteln.

1. Zoom

Unter Zoom kannst Du Deinen Bildschirm live teilen. Ausserdem kannst Du die Vorgänge aufzeichnen und im Nachhinein als Video versenden.

https://zoom.us

2. Unter Windows

Drücke die Windows-Taste + G und Du kannst ein Foto oder ein Video Deines Bildschirms machen und gleichzeitig dazu eine Sprachnachricht aufnehmen. Diese kannst Du dann über Chat oder Mail an den Empfänger versenden.

3. Apple – macOS

Öffne auf Deinem Mac einfach das Programm Quick Time. Unter dem Menu «Ablage» findest Du den Punkt Bildschirmaufnahme. Dort kannst Du ein Video der Vorgänge auf Deinem Bildschirm machen, mit Ton, und es an den Empfänger versenden.

Wenn ein Bild mehr als tausend Worte sagt und ein Video wirksamer ist als tausend Bilder, weil noch mehr Informationen mitgeliefert werden, dann weisst Du, wie wichtig im Remote Office eine gute Video Konferenz Software ist.

Es muss nicht mal was kosten. Sondern ist gibt gute und kostenlose Lösungen und viel bessere und dennoch günstige Alternativen.

Kostenlos sind:

1. Microsoft Skype – Skype

2. Google Hangout – Google Hangout

Wesentlich mehr Möglichkeiten bietet Dir

3. Zoom – Zoom

In der Basis Version, 100 Teilnehmer und maximal 40 Minuten, ist Zoom sogar kostenlos. Aber die Premium Versionen, mit unbegrenzter Zeit und zahlreichen anderen Funktionen, kosten nicht viel.

Ausserdem kannst Du die Meetings aufzeichnen und abspeichern. Damit kannst Du Personen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, eine Kopie zukommen lassen.

Gerade, wenn alles von den gewohnten Prozessen abweicht und sich schnell in eine unbekannte Richtung verändert, fehlt geplantes Vorgehen. Im Übereifer auf die neuen Herausforderungen möglichst schnell zu reagieren, wird das einfachste und selbstverständlichste vergessen: die Bedeutung regelmässiger Meetings!

Wie sind Deine Erfahrungen aus dem Frühjahr zu diesem Thema gewesen? Schreibe es mir in die Kommentare.

Auch im während des teilweisen Lockdowns müssen Meetings in kurzen und regelmässigen Abständen im Homeoffice durchgeführt werden. Mindestens 1x wöchentlich. Besser noch wäre mehrmals pro Woche. Warum?

1. Der Teamgeist wird der gefördert und es kommt weniger zum Gefühl der sozialen Isolierung
2. Informationen fliessen schneller und fliessen direkt in die tägliche Arbeit ein
3. Lösungen für Probleme einzelner werden in der Gruppe leichter gefunden
4. Feedback verbessert die Arbeit und die Einstellung
5. Innovationen werden ermöglicht und steuern Unternehmen erfolgreich aus der Krise
6. Mitarbeiter arbeiten in dieselbe Richtung

Echte Cloud #Collaboration hilft einem Unternehmen sehr. Echte #Cloud #Zusammenarbeit bedeutet einen Service zu nutzen, der allen Personen den Zugriff auf Daten sicherstellt, die mit diesen Daten arbeiten müssen. Sie bedeutet aber auch, dass mehrere Personen an einem Dokument arbeiten können, ohne Datenverlust zu verursachen, ohne sich absprechen zu müssen und nachvollziehbar ist, wer, wann, welche Änderungen durchgeführt hat. In House Lösungen bieten diesen Service oft nicht.

Wie sieht es in Deinem Unternehmen aus? Nutzt ihr durchgängig Cloud Lösungen?

Vorteile der Arbeit in der Cloud:

1. Reduzierung von Downtime
2. Flexible Arbeitszeiten
3. Kosteneffizienz
4. Einfache Möglichkeit vielen Mitarbeitern und Externen Zugriff auf dieselben Daten zu geben und daran arbeiten zu lassen, ohne Inkonsistenzen zu verursachen
5. Archivierung aller zum Projekt gehörenden Ressourcen, Kommunikation und Unterlagen
6. Einfache Skalierbarkeit
7. Mehr Sicherheit für die Daten
8. Hohe Integrationsmöglichkeiten
9. Auch auf mobilen Geräten verfügbar

Welche Lösungen gibt es?

1. Google Documents
2. Microsoft Office365 for Business

«Projekt Management Software, dafür sind wir zu klein» oder «… da reicht uns Excel», sind Sätze, die ich oft höre.

Warum ist eine Projekt Management Software so wichtig? Was bringt sie auch kleineren Unternehmen? Und ab wann macht der Einsatz einer derartigen Lösung Sinn?

Welche Projekt Management Software setzt ihr ein? Schreibe es in die Kommentare, Danke!

PPM macht Sinn, auch wenn Du nur ein Einzelunternehmen bist und keine Angestellten hast. Warum?

1. Sie ermöglicht Dir realistische Zeitpläne zu erstellen
2. Du siehst frühzeitig Termin- und Kapazitätsengpässe
3. Lösungen können deshalb früher anvisiert und gefunden werden
4. Mit ihr kannst Du ein «Nein, das kann ich / wir nicht mehr übernehmen» mit Fakten und Daten begründen
5. Es bietet Dir die Möglichkeit aus gemachten Fehlern zu lernen
6. Mit einer PPM – Lösung wird der Stress reduziert. Fakten sind klar erkennbar und Du hast nicht mehr das dumpfe Gefühl, da kommt noch was oder ich könnte das ja noch übernehmen

Welche günstigen Lösungen gibt es?

1. «PQForce» von Intrasoft

Ein Schweizer Produkt, aus dem Kanton Zug

2. Asana

Die Basisversion ist kostenlos und für US$ 25. / Monat, kannst Du den vollen Umfang nutzen

3. Taskworld

Taskworld beginnt bei US$ 10.- und reicht bis US$ 22.- pro Monat.

Es hat einige Leistungen mehr als Asana. Du entscheidest welche Lösung besser zu Dir passt.

Ausserhalb des gesicherten Netzwerks und den klaren Abläufen, die innert eines Büros herrschen, kann es sich etwas schwieriger gestalten, die Prozesse im Home Office sicher umzusetzen. Zwei weitere Faktoren kommen noch dazu: Wie kann der Daten- und Informationsfluss sichergestellt werden und wie kann die gemeinsame Kommunikation aufrechterhalten werden.

1. Security Protokolle

Die Arbeit im Home Office und der Zugriff zum Firmennetzwerk verlangt einige spezielle Sicherheitsvorkehrungen. Dabei kann Dir Dein IT Anbieter sehr helfen. Im Gegensatz zu Software VPN’s sind Hardware Lösungen, wie z.B. von Fortinet, zwar etwas teurer, bieten jedoch mehr Sicherheit und sind einfacher in der Handhabung für beide Seiten.

2. Kommunikations Tools

Die Kommunikation muss fliessen. Dazu gibt es tolle Einrichtungen, wie Videokonferenzsysteme. Jedoch sind diese nicht «ständig verfügbar». Damit der Austausch immer gewährleistet ist und ein Feeling von Gemeinsamkeit entsteht, helfen Dir Chat Tools, wie Slack oder Skype.

3. Cloud Lösungen

Wo viele Menschen an Datensätzen und Dokumenten arbeiten, diese anpassen und ändern, braucht es eine gute Nachvollziehbarkeit. Cloud Tools wie Office 365 für Unternehmen oder Google Documents helfen Dir und Deinen Mitarbeitern, ohne viel Aufwand auf dieselben Dokumente und Dateien zuzugreifen und ändern zu können, ohne inkonsistente oder doppelte Daten zu verursachen.

4. Trainings Budget

Das Ausbildungs- und Trainingsbudget muss angehoben werden. Deine Mitarbeiter können sich gegenseitig nicht einfach weiterhelfen und austauschen. Deshalb wird es die Effizienz und Ergebnisorientierung Deines Teams steigern, in Ausbildung zu investieren, wie: wie nutzt man Programme am sinnvollsten, wie können wir motiviert bleiben, wie kommunizieren wir untereinander oder wie stellt man die Sicherheit der Daten im Home Office sicher.

5. Alle Prozesse fortlaufend anpassen

Die Umstellung Home Office wird nicht irgendwann fertig sein. Genauso wie im Büroalltag die Betriebsabläufe und Prozesse laufend angepasst werden, so müssen auch die Prozesse und Abläufe für das Home Office einem stetigen Fortschritt unterliegen. Am besten sprichst Du regelmässig mit Deinen Mitarbeitern, welche Probleme sie haben und welche Vorschläge sie haben. Informiere Dich auch bei einem guten Berater und Deinen IT Mitarbeitern. Höre auf Vorschläge!

Es macht einen grossen Unterschied, ob Menschen im Büro zusammenarbeiten oder vom Home Office aus. In einem Büro kann es Sinn machen, feste Arbeitszeiten zu haben bzw. eine Kernarbeitszeit. Denn es kommt sehr leicht zu Missverständnissen und Neid, wenn manche das Gefühl bekommen mehr zu arbeiten als andere.

Im Home Office sieht die Situation allerdings komplett anders aus! Es gibt fixe Termin, an die sich alle halten müssen. Vor allem in Unternehmen die über verschiedene Zeitzonen hinweg kooperieren. Menschen sind zu unterschiedlichsten Zeiten produktiv und effektiv. Andere möchten die Chance nutzen, mehr Zeit mir ihren Kindern zu verbringen und arbeiten in den Zeiten, in denen die Kinder nicht zu Hause oder im Bett sind. Andere kosten die letzten Sonnenstunden aus, um sich an der frische Luft zu bewegen oder Sport zu machen.  Wenn es keinen echten Grund gibt, «das haben wir schon immer so gemacht», «haben wir noch nie so gemacht und damit fangen wir jetzt nicht an» oder «wenn ich Ihnen das erlaube stehen morgen alle auf der Matte und wollen das» – das ist alles schwarze Rhetorik und keine faire und logische Argumentation – dann versucht es doch einmal.

Deine Vorteile von flexiblen Arbeitszeitmodellen im Home Office und überhaupt flexibler Herangehensweise an Arbeitsplatz-. Ort und Zeit, sind folgende:

• Mitarbeiter sind engagierter und produktiver
• Die Kommunikation ist effektiver und persönlicher
• Hierarchien werden geglättet und es entsteht ein Miteinander
• Büroräume entwickeln sich zu Zentren der Zusammenarbeit und Innovation
• Meetings werden geplanter und effizienter
• Das Management muss persönlicher werden und fördert damit den Teamgeist
• Es entsteht eine völlig neue Managementkultur – weg von Präsenz, hin zu Ergebnissen
• Alle sind flexibler und einsatzbereiter. Denn verknöcherte Strukturen werden aufgebrochen und Bürokratie zerstört

Eines vorab – ich bin kein Freund von KPI! In KPI’s fliessen mehrheitlich unpersönliche Daten ein. Das Zwischenmenschliche, Kundenfreundlichkeit und Hilfsbereitschaft können nicht in KPI’s dargestellt werden.

Inwieweit setzt Dein Unternehmen KPI ein? Und welches Tool nutz ihr?

Wichtig ist, persönliche Beziehungen und Menschlichkeit gehen im Geschäftsleben über Leistungsdaten. Unsere Welt ändert sich. Die Generation Y und Z sind nicht mehr nur leistungsorientiert. Sie lassen sie nicht mehr unter Druck setzen und das ist auch gut so!

Im Home Office ohne KPI’s zu arbeiten, könnte sich allerdings als Fehler erweisen. Warum?

1.    KPI’s können im Home Office die Moral der Mitarbeiter stärken!

Im Home Office fehlen das regelmässige Feedback, die Ansprache und der direkte Vergleich mit anderen. Das führt leicht zu dem Gefühl, nicht ausreichend zu tun oder unzulänglich sein.

Mit KPI’s und dem einfachen Zugang jedes Mitarbeiter auf seine persönlichen Daten, kann er leicht feststellen, ob er im Soll ist. Damit wird das Gefühl im Home Office vermieden, nicht ausreichend zu tun.

Ausserdem hilft es Deinen Mitarbeitern zu sehen, inwieweit sie auf Kurs sind ihre Ziele, die im Mitarbeitergespräch vereinbart wurden, zu erreichen. Damit können sie sich laufend verbessern.

Sind Mitarbeiter überdurchschnittlich, könnte es ein Ansporn für sie sein, die Jahresziele zu erhöhen, wenn sie im Gegenzug dafür einen ihrer persönlichen Motivatoren erhalten: Geschäftsauto, Bonus, mehr freie Tage, Zuzahlung in die 3. Säule, um eher in Pension gehen zu können.

Was auch immer diesen speziellen und einzigartigen Mitarbeiter motiviert!

2.   KPI’s stützen und beeinflussen Geschäftsziele

Mit Corona werden viele Unternehmen ihre Jahresziele nicht erreichen. Die meisten dürften froh sein, wenn sie das Vorjahresergebnis wiederholen können.

Anhand einer KPI Messung kannst Du frühzeitig erkennen, wie sich Dein Geschäft entwickeln wird.

Sollten Deine Mitarbeiter immer mehr Einsatz bringen müssen, um ihre Zielvorgaben zu halten, weisst Du, dass das Marktumfeld sich ändert. Du kannst darauf reagieren. So gewinnst Du einen Vorsprung und bist in der Lage das Marketing anzupassen oder Investitionen zu überdenken.

Daneben siehst Du auch, ob eine Produktevolution beschleunigt werden sollte oder noch ausreichend Zeit ist, mehr an der Marktreife zu arbeiten.

3.      KPI’s fördern das persönliche Wachstum

Wenn Du mit Live KPI’s arbeitest, sehen Deine Teams sofort wo sie stehen. Sie müssen nicht erst das Quartalsergebnis abwarten, um ihre Bemühungen in die richtige Richtung zu lenken.

Und Du kannst direkt im Prozess erfragen: was, warum, wie und wann getan werden sollte, um das Ergebnis auf das gewünschte Niveau zu bringen. Damit wird lernen zu einem täglichen Prozess. Nicht erst am Ende des Monats oder Quartals. Nach solch langen Zeiträumen ist Ergebnis und die damit zusammenhängende Aktion kaum noch in Zusammenhang zu bringen und der Lerneffekt eher fragwürdig.

4.      KPI’ sind entscheidend für Dein Performance Management

Der vierte Punkt ist eine Summierung der ersten Drei.

Die Arbeitsmoral, -kultur und Kapazitäten, sind unter anderem die Hauptgründe für eine gute oder unzureichende Businessperformance. Jeder im Unternehmen kann nicht nur erkennen was getan wird, sondern was andere besser machen.

Die Transparenz stellt sicher, alle arbeiten in dieselbe Richtung und auf das gleiche Ziel hin. KPI’s zu messen ist ein transparenter Weg zu mehr Ergebnis. Aber sicherlich nicht der Einzige und nicht grundsätzlich Beste. Menschlichkeit, Hilfsbereitschaft, Freundlichkeit und Gegenseitigkeit zählen mehr als KPI!

Ein weiterer Punkt, der im Home Office sicherlich mehr Bedeutung hat als im Büro: das Messen der Arbeitszeit.

Eine Studie zeigt, im Home Office wird ca. 7% mehr gearbeitet als in Büros. Das sind im Monat 1.4 Tage mehr!

Das ist Zeit, die Deinen Mitarbeitern zur Erholung fehlt. Und Erholung sichert die Leistungsfähigkeit Deiner Mitarbeiter mittel- und langfristig. Das ist Dein Betriebsergebnis von morgen.

In Corona wird unser Einsatz manchmal nicht bezahlt. Wir alle müssen damit leben: das Wachstum hat ein Limit und manchmal sogar ein Ende. Nichts kann unendlich wachsen.

Viele Mitarbeiter machen noch kurz eine Kleinigkeit für einen Kunden. Aus einer Kleinigkeit werden Stunden. Sind diese Stunden auch auf den Kunden verbucht worden, damit sie berechnet werden können?

Bitte Deine Mitarbeiter damit jetzt besonders genau zu sein. Damit DU am Ende des Monats entscheiden kannst, wollen wir das dem Kunden berechnen oder kommen wir ihm entgegen. Nur Daten, die Du hast, sind Dir auch von Nutzen und nur dann kannst Du sie in Gesprächen mit dem Kunden auch erwähnen. Wenn Du Kunden etwas schenkst, dann erwähne dies auch. Sie müssen wissen, wie sehr Du ihnen entgegenkommst.

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