PRODUKTIVITÄT IM HOMEOFFICE – WIE GEHT DAS?

 

Vom Homeoffice aus zu arbeiten kann sehr produktiv sein! Hier Wie geht das? Hier einige Tipps, wie Du und Dein Team das Homeoffice sehr produktiv gestalten könnt!

• Gemäss Studien sind Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, um bis 40% produktiver
• 29% derjenigen die im Homeoffice arbeiten, haben vermehrt Probleme mit ihrer Work-Life-Balance. Sie können Arbeit und privates schlechter trennen
• Eine der besten Methoden, um im Homeoffice produktiv zu bleiben, sind regelmässige Pausen!
• Die «Pomodoro Technik» ist eine der erfolgreichsten Techniken, um Spannung aus dem Arbeitstag zu nehmen und erfrischt weiter arbeiten zu können

Es gibt viele Geschäftsleute und Mitarbeiter, die seit Jahren erfolgreich im Homeoffice arbeiten. Die Technik hat diese Entwicklung noch einfacher und praktischer gemacht als jemals zuvor. Covid19 zwingt auch Unternehmer und Unternehmen, die diese Lösung für sich bisher als nicht praktikabel betrachteten, ihre Mitarbeiter vermehrt ins Homeoffice zu schicken. Jetzt entstehen 2 Fragen: Ist das Homeoffice produktiv? Und wie kann man es produktiv und erfolgreich gestalten?

Airtasker machte 2019 eine Studie an 1004 Vollzeitarbeitenden, von denen 505 im Homeoffice waren. Das Ergebnis dieser Studie in Zahlen:

Körperliche Fitness

Quelle: Airtasker.com

Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten sind fitter. Sie investieren im Schnitt 25 Minuten pro Woche mehr in ihre körperliche Fitness.

Arbeit und Produktivität

Quelle: Airtasker.com

Während Menschen, die im Homeoffice arbeiten, im Schnitt 21.9 Tage pro Monat arbeiten, sind es im Büro nur 20.5. Damit investieren Homeoffice Mitarbeiter 1.4 Tage pro Monat mehr in ihre Arbeit.

Im Homeoffice werden nur 27 Minuten pro Tag unproduktiv verbracht, im Büro 37 Minuten. Subjektiv betrachtet scheint es leichter zu sein, sich im Büro auf die Arbeit zu konzentrieren. Wobei die objektive Zahlen das widerlegen. Denn wenn man die Bildschirmarbeit technisch untersucht, sind die Menschen, die in einem Büro arbeiten, mit 17% in der Mehrheit, Wege zu finden, Arbeit zu vermeiden.

Ablenkung durch Vorgesetzte

Quelle: Airtasker.com

Die Studie ergab ausserdem, dass viele Vorgesetzte und Chefs ihre Mitarbeiter ablenken. Fast 25% derjenigen, die vom Büro aus arbeiten, fühlen sich von ihren Vorgesetzten von der Arbeit abgelenkt. 65% der Befragten waren der Meinung ihr Vorgesetzter wäre zu «gesprächig» und 52% fühlten sich durch Vorgesetzte gestresst.

Auf der anderen Seite fühlen sich nur 15% der Homeoffice Mitarbeiter von Vorgesetzten abgelenkt.

28% der Mitarbeiter kündigten, weil die Büroatmosphäre «vergiftet» sei. Ein Umstand, der durch Homeoffice am einfachsten vermieden werden kann.

Airtasker hat noch zahlreiche weitere Fakten in ihrer Studie erwähnt. Es lohnt sich, einen Blick in diese Studie zu werfen!

Das subjektive Gefühl vieler ist, im Homeoffice weniger produktiv zu sein. Die Tatsachen sehen aber anders aus – die Produktivität steigt an.

Allerdings ist bei vielen der empfundene Stress im Homeoffice grösser, im Vergleich zu selben Tätigkeit, von einem Büro aus verrichtet. Um diesen empfunden Stress zu vermeiden, hier einige praktische Hilfen und Tipps:

MACH PAUSEN

Dies ist nach allen Studien zur Produktivität die beste und wichtigste Vorgehensweise, um effektiv und produktiv zu arbeiten – Pausen machen!

Nach der Studie von Airtasker, war der effektivste Weg um konzentriert zu bleiben – regelmässig Pausen zu machen. Mehr und längere Pausen erhöhen die Effektivität und Produktivität über den ganzen Tag hinweg.

Wenn Du also ein Arbeitgeber bist und Du willst produktive Mitarbeiter im Homeoffice, aber auch im Büro, dann fordere sie auf, mehr und längere Pausen zu machen. Eine Pause ist eine Zeit, die zu 100% NICHTS mit der Arbeit zu tun hat: essen, herumlaufen, meditieren, ein privates Gespräch…

Seit dem Jahr 2000 hat die durchschnittliche Zeit, in der sich ein Mensch auf etwas konzentriert von 15 Sekunden auf 8 Sekunden im Jahr 2015 abgenommen. Damit haben die meisten Menschen eine kürzere Aufmerksamkeitsspanne als ein Goldfisch – der hat 9 Sekunden!

Der «normale» Erwachsene kann seine Konzentrationsphase bis zu 25 Minuten bei annähernd 100% halten. Ab der 26. Minute fällt die Aufmerksamkeit ab und damit lassen Produktivität und Effektivität nach. Ab der 48. Minute sinken die Aufmerksamkeits- und Konzentrationswerte so stark, dass selbst der egoistischste Arbeitgeber in seinem eigenen Interesse, seine Arbeitnehmer zur Pause auffordern müsste.

Die Pomodoro Methode

Die Pomodoro Methode ist eine sehr gute Technik um effizient zu bleiben! Das Wort Pomodoro kommt aus dem Italienischen und bedeutet Tomate. Eine Tomate isst man am besten, ohne eine grosse Sauerei zu machen, in dünnen Scheiben. So ist es auch mit der Arbeit. Studien zeigen, dass die folgende Methode den höchsten Grad an Mitarbeiter Effektivität zeigt:

1. 1. Wähle eine Aufgabe aus
   2. Arbeite daran 25 Minuten (bis zu 45 Minuten, je nach Deiner persönlichen Disposition)
   3. Hake Deine 25 Minuten Arbeitszeit auf einem Blatt Papier als erledigt ab
   4. Mach 5 Minuten Pause
   5. Nach jeder «Scheibe Deiner Tomate» verlängere die Pausen etwas
   6. Zieh das den ganzen Tag durch

Diese Technik löst die Spannung der Mitarbeiter und über den ganzen Tag hinweg werden sie motivierter, fokussierter, erfolgreicher, effektivier und produktiver sein.

Der Zeitplan ist die Nummer 2, um produktiv vom Homeoffice aus zu arbeiten. Wenn Du ins Büro gehat, ist klar wann Beginn und Ende ist. Im Homeoffice kann das schon schwieriger werden, denn es kann augenscheinlich an Bedeutung verlieren, wann man seine Arbeit erledigt. Das ist aber nicht so!

Eine vollkommen klare Alltagsroutine hilft im Homeoffice produktiv zu sein.

1. Halte exakte Anfangs- und Feierabendzeiten ein, wie im Büro
2. Achte auf die ausreichende Länge der Pausen
3. Arbeite in einem Kleidungsstil, der sich klar von Sport- oder Schlafklamotten differenziert
4. Mache Deiner Familie klar, wenn Du von zu Hause arbeitest – es ist Arbeitszeit. Du kannst keine kleinen Besorgungen oder Gefälligkeiten erledigen

Jetzt sage ich Dir ganz klar: ich bin KEIN FREUND von ToDo Listen. Aber das meine persönliche und für mich zutreffende Art. Ich weiss allerdings auch, ToDo Listen sind für viele ein wichtiger Punkt, um Tätigkeiten gut und gezielt zu verrichten und um nichts zu vergessen.

Ermutige also Deine Mitarbeiter oder Du Dich selbst, eine ToDo Liste anzulegen, über all die Dinge, die heute zu verrichten sind. Diese Liste sollte nach Priorität sortiert sein, solange kein zeitlicher Aspekt mit eine Rolle spielt. Die Liste wird die meisten Resultate zeigen, wenn sie von oben nach unten abgearbeitet wird, ohne von Task zu Task hin und her zu hüpfen.

Um zu wissen was zu erledigen ist, ist die Kommunikation jetzt von grösster Bedeutung! Es sollte also mindestens wöchentlich, wenn nicht sogar täglich, eine Videokonferenz oder Telefonkonferenz geben. In diesen Meetings werden Prioritäten, Projekte, Deadlines usw. diskutiert, damit alles anfallende pünktlich und zur vollsten Kundenzufriedenheit erledigt werden kann.

Die Studie von Airtasker hat ergeben, im Homeoffice verbringen die Leute im Schnitt pro Tag 27 Minuten ineffizient und damit 10 Minuten WENIGER als im Büro – dort sind es pro Tag 37 Minuten der Ineffizienz.

An sich ist das Homeoffice, rein aus Arbeitgebersicht, die bessere Möglichkeit.

SMS, Whatsapp, Anrufe, Social Media und Email sind absolute Killer für die Aufmerksamkeit. Ich handhabe es z.B. so: ich bin während meiner Konzentrationsphasen nicht erreichbar – weder per Telefon noch per Mail noch sonst irgendwie. Kurz bevor ich in die Pause gehe, checke meine Nachrichten und das Telefon und beantworte die Anfragen. Im Anschluss mache ich Pause und bin während der nächsten Konzentrationsphase wieder nicht erreichbar. Wir arbeiten mit Outlook. Outlook ist während der Konzentrationsphasen nicht aktiv und meldet keinen Eingang von neuen Mails. So handhaben wir das.

Dieses Vorgehen empfehle ich unseren Kunden auch im Büro. Es gibt nichts was mehr von der Arbeit ablenkt als das Telefon und das Mailprogramm. Einmal pro Stunde checken und beantworten reicht an den meisten Arbeitsplätzen vollkommen aus.

Im Homeoffice ist es sehr wichtig, Arbeitszeit und Arbeitsleben von Privatzeit und Privatleben zu trennen. Da dies per se schon mit Schwierigkeiten verbunden ist, sollte darauf besondere Aufmerksamkeit liegen.

1. Als Arbeitnehmer

   1. Zeitplan – Halte Dich strikt an «Bürozeiten»
   2. Suche Dir einen Ort, an dem Du nicht abgelenkt wirst und der von Deinem «Alltag» zu Hause möglichst separiert ist
   3. Trage im Homeoffice keine Freizeitklamotten. Das heisst nicht, Du musst von zu Hause aus im Anzug arbeiten. Aber Joggingklamotten und Schlafanzüge sind tabu!
   4. Arbeite strukturiert
   5. Konzentriere Dich auf Deine Kerntätigkeit und checke Nachrichten und Anrufe zu definierten Zeiten
   6. Stelle in der Familie klar, es ist Arbeitszeit und keine Zeit, um schnell mal Kleinigkeiten und Gefälligkeiten zu erledigen

2. Als Arbeitgeber

   1. Bitte Deine Mitarbeiter um die Einhaltung der Arbeitszeiten. Fordere sie dazu auf, pünktlich in den Feierabend zu gehen und Arbeitszeit und Privatleben strikt zu trennen
   2. Verlange nicht von Deinen Mitarbeitern ständig erreichbar zu sein, weder per Telefon noch per Mail. Fordere sie auf effizient zu arbeiten und Nachrichten und Telefonate zu bestimmten Zeiten zu beantworten und während der anderen Zeit sich zu 100% auf die Kernaufgaben zu konzentrieren
   3. Gib Deine Kontrolle auf und bringe Deinen Mitarbeitern Vertrauen entgegen. Micromanagement ist in erfolgreichen Unternehmen nicht vorhanden
   4. Arrangiere täglich oder wöchentlich Videokonferenzen, die den Austausch fördern und in denen die Prioritäten und Aufgaben festgelegt werden
   5. Stelle Deinen Mitarbeitern alles zur Verfügung, was sie benötigen, für einen guten Heimarbeitsplatz. Es ist in Deinem Interesse!

Dazu gehören: PC, guter Monitor, Tastatur und Maus, Schreibtisch, Bürostuhl, ALLE andere Arbeitsmaterialien, Telefon (z.B. über MS O365 oder andere Onlineservices), Router, Internetleitung, Webcam, Mikrofon, Lautsprecher … all das, was Du im Büro auch zur Verfügung stellen würdest

1. Sorge dafür, dass Deine Mitarbeiter vor und nach ihrer Arbeitszeit, an Wochenenden und im Urlaub nicht «belästigt» werden. Sondern das sie ihre Erholungszeiten ganz für sich nutzen können. Bedeutet:
2. Vor und nach der Arbeitszeit keine Anrufe mehr zulassen auf der Büroleitung
3. Vor und nach der Arbeitszeit keine Zustellung von geschäftlichen Mails
4. Gleiches gilt an Wochenenden und im Urlaub
5. Wenn Volkswagen das kann, dann kannst Du das schon lange!

Der grösste Vorteil liegt darin, dass Deine Arbeitnehmer keine Zeit auf dem Arbeitsweg verlieren. Das ist nicht nur für sie, sondern auch für Dich ein Vorteil! Der durchschnittliche Verlust durch den Arbeitsweg, liegt in der Schweiz bei 30.6 Minuten, laut Job.ch.

Damit verbunden ist nicht nur eine Zeitersparnis! Sondern auch enorme Kostenersparnisse für Deine Arbeitnehmer. Ausserdem leistest Du als Arbeitnehmer einen Beitrag für den Umweltschutz!

Obwohl Deine Arbeitnehmer mehr für Dich arbeiten, im Schnitt 1.4 Tage / Monat mehr, haben sie durch das Homeoffice mehr Freizeit und sind deshalb erholter und motivierter.

Die Gefahr für ansteckende Krankheiten wie Grippe oder Covid19 geht zurück. Also auch ausserhalb einer weltweiten Pandemie, hat das Homeoffice für Dich als Arbeitgeber zahlreiche Vorteile.

Einer der wenigen Nachteile des Homeoffice ist die Schwierigkeit, die Arbeitsbeziehung eng zu halten – sowohl zu den Vorgesetzten als auch Mitarbeitern und Kollegen. Ungefähr 70% der Arbeitnehmer finden die Beziehung zu ihren Kollegen mindestens genauso wichtig, wie die Arbeit selbst. Und nur 19% stellen die Arbeit über die persönlichen Beziehungen zu Kollegen.

Videokonferenzsysteme können eine grosse Hilfe sein, diese Beziehungen so eng wie möglich zu halten, wenn wie im Falle der Coronakrise, es sinnvoll ist, jegliche direkten Kontakte zu vermeiden.

Während im Büro ca. 66 Minuten mit nichtarbeitsbezogenen Gesprächen verbracht werden, sind es im durchschnittlichen Homeoffice Alltag nur 29 Minuten pro Tag. Die Ablenkung der Mitarbeiter durch Vorgesetzte geht von 70 Minuten pro Tag, auf 38 Minuten pro Tag zurück.

Oft wird die Ablenkung durch Vorgesetzte durch Kontrollzwang und Micromanagement verursacht. Für 70 Minuten uneffektive Arbeitszeit pro Tag sind Führungskräfte verantwortlich!

Solltest Du Hilfe brauchen, ein produktives Homeoffice Umfeld für Dein Unternehmen zu gestalten, stehen Dir unsere Experten und ich gerne zur Verfügung. Kontaktiere uns einfach über unsere Homepage michabarth.com/contact oder schreibe ein Mail an: micha.barth@michabarth.com

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