Erfolgreiche Mitarbeitergespräche als Führungskraft

 

Es gibt Fragen, die nichts in einem Mitarbeitergespräch verloren haben. Wenn Du eine oder ähnliche Fragestellungen in Deinen Gesprächen benutzt, wird eine angespannte Atmosphäre die logische Folge sein. Dieser negative Zustand und die Spannung können noch über Wochen anhalten.

Welche Fragen solltest Du vermeiden?

Bist Du als Vorgesetzter gut vorbereitet, dann ist die Frage unnötig. Durch diese Frage zeigst Du Dein mangelndes Interesse an dem Gespräch und dass Deine Mitarbeiter es Dir nicht wert waren, Dich korrekt vorzubereiten.

Gleichzeitig drängst Du Deinen Gesprächspartner in eine Abwehrreaktion. Egal wie seine Antwort ausfallen könnte, er wird sich immer rechtfertigen wollen.

Mitarbeitergespräche werden nur mit offenen Fragestellungen erfolgreich verlaufen. Zum Beispiel: «Erzähl mir mal von Deinem letzten Erfolg». Damit kannst Du das Gespräch eröffnen. Die Kommunikation kann fliessen und Du erfährst vielleicht Dinge, von denen Du bisher noch gar nichts wusstest.

Niemals? Kommt ein Mitarbeiter zu Dir, will und braucht er eine Antwort. Brauchst Du selbst mehr Informationen, teile ihm dies mit und innert welchen Zeitraums Du ihm die Frage beantworten wirst. Niemand darf von Dir ohne triftigen Grund vertröstet werden.

Stelle Dir vor jeden Mitarbeitergespräch die Frage: «Welche Wünsche und Vorstellungen hat xy?». Wenn Du diese Frage nicht beantworten kannst, dann hast Du über das vergangene Jahr hinweg grundlegend etwas verkehrt gemacht.

Was soll Dein Mitarbeiter mit einer solchen Frage oder Aussage anfangen? Hast Du einen Kritikpunkt oder einen Änderungswusch, dann sei konkret! Beispiele und Verhaltensweisen könnten hier ein gutes Vorgehen sein.

Ausserdem haben Superlative, wie «immer», «alles» oder ähnliches, in Deinem Wortschatz nichts zu suchen. Weder im Job noch mit der Frau noch bei Deinen Kindern. Superlative sind masslos übertrieben und verletzen tief! Auch dadurch kommt Dein Gegenüber in eine passive Haltung, wird aggressiv und beginnt sich zu verteidigen. Jede weitere Anregung die Du äusserst, wird abprallen. Rutscht Dir dennoch mal ein Superlativ raus, dann entschuldige Dich sofort und aufrichtig dafür. Dazu hast Du auch allen Grund!

Gute Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten können durchaus normal sein. In einem solchem Fall kann auch über privates gesprochen werden. Alle Fragen zu seinem Privatleben muss der Arbeitnehmer nicht beantworten! Ein Mitarbeitergespräch ist ein formeller Anlass – privates hat hier nichts zu suchen. Aus einer solchen Frage können Dir sogar rechtliche Folgen entstehen.

Was für eine indiskrete Frage! Auch hier gilt: Fragen zu seinem Privatleben muss kein Mitarbeiter beantworten! Sie, Deine Mitarbeiterin, darf sogar lügen, falls sie negative Konsequenzen aus der aufrichtigen Beantwortung der Frage befürchtet. Ohne, dass ihr Konsequenzen drohen! Natürlich ist eine Mitarbeiterin verpflichtet ihren Chef den erwarteten Familiennachwuchs anzukündigen. Aber wann sie das tut, bestimmst nicht Du, sondern ausschliesslich sie!

Die Frage des Nachwuchses hat nichts unmittelbar mit der Arbeit und der Leistung zu tun und gehört dementsprechend auch nicht in ein Mitarbeitergespräch. Aus einer solchen Frage können Dir sogar rechtliche Folgen entstehen.

Das Mitarbeitergespräch soll die Gesamtleistung eines Mitarbeiters über das ganze Jahr hinweg bewerten. Wenn Du als Vorgesetzter bisher noch nicht weisst, warum ein Projekt in die Hosen gegangen ist, dann sollte Dich Dein Vorgesetzter mal in die Mangel nehmen.

Im Mitarbeitergespräch, zum Jahresende, ist es Dein Job Feedback zu geben und die Arbeitsweise insgesamt zu beurteilen. Niemals darfst Du einen Mitarbeiter mit einer Frage überrumpeln, die ihn schlecht dastehen lässt. Das würde das Ende einer offenen Kommunikation bedeuten. Du würdest jetzt keinen Partner mehr Gegenüber sitzen haben, sondern jemand, der Dich als «Gegner» empfindet.

Läuft mal ein Projekt nicht gut, ist das ein Thema für ein eigenes Gespräch, zeitnah zur Feststellung des Problems. Vereinbare einen Termin mit Deinem Mitarbeiter, teile ihm exakt mit um was es sich bei diesem Gespräch drehen wird und gib ihm ausreichend Zeit sich vorzubereiten. Das ist eine Frage von Fairness und Respekt.

Ich höre viele Chefs sagen: «XY kommen sie doch am Donnerstag zu mir.» – «Um was geht es?» – «Das werden wir dann alles besprechen.». Dieses Vorgehen ist eine Unverschämtheit und Respektlosigkeit und hat nur zum Ziel, möglichst viel Angst und Unsicherheit zu verursachen.

Die Art der Erkrankung unterliegt dem Datenschutz. Auf der AU-Bescheinigung des Arztes ist deshalb kein Grund angegeben. Grundsätzlich muss ein Angestellter keine chronischen Krankheiten oder leichtere Krankheiten dem Arbeitgeber erklären. Ein Arbeitgeber darf einen Angestellten nur kündigen, wenn aus ärztlicher Sicht, der Mitarbeiter länger als 2 Jahre ausfällt. Kann sich ein Arbeitgeber allerdings es finanziell leisten, so etwas mit seinem Arbeitnehmer durchzustehen, wäre es eine Sache des Respekts, dies auch zu tun.

Der Erfolg und das positive Resultat des Mitarbeitergesprächs, hängt massgeblich von Dir ab!

Wie Du in den No-Go’s erkennen konntest, kannst Du durch mangelhafte Vorbereitung in zahlreiche Fallen tappen: bestenfalls verläuft das Gespräch schlecht, schlimmstenfalls drohen Dir ernstliche rechtliche Konsequenzen.

Das Gespräch mit Deinen Mitarbeitern zu Jahresende, geht um allgemeines Feedback. Geht es um konkrete Projekte oder Themen, ist ein weiterer Termin dafür angebracht. Grundsätzlich gilt:

• Dein Mitarbeiter sollte rechtzeitig über den Termin in Kenntnis gesetzt werden.
• Er sollte ausreichend Zeit haben, um sich auf das Gespräch vorzubereiten. Das ist Arbeitszeit!
• Er sollte exakt informiert werden um was es sich dreht und wer mit anwesend sein wird.
• Im Gespräch wird vom vereinbarten Gesprächsthema NICHT abgewichen, um vielleicht noch andere «Problemchen» zu besprechen.

Suche Dir einen neutralen Ort für das Gespräch oder noch besser einen, an dem sich Dein Mitarbeiter wohlfühlt. Da Du ohnehin schon in der «mächtigeren» Position bist und ihn bewerten darfst, ist ein Ort, den er wenig oder kaum kennt, ein denkbar unpassender Rahmen. Bewährt hat sich eine ruhige Sofaecke oder ein anderer angenehmer Ort. Auf keinen Fall sollte es Dein Büro oder ein Meetingraum sein, der sonst nur der Führungsetage offensteht.

Beginne mit Smalltalk um die Atmosphäre zu lockern. Wechsle positives und negatives Feedback ab. Gib konkrete Beispiele und realistische Lösungsvorschläge. Erarbeite zusammen mit Deinem Gegenüber eine Strategie und stelle ihm die Rahmenbedingungen, Zeit und Schulungen zeitnah zur Verfügung, die er dazu nötig hat.

Vereinbare Ziele konkret, mit Zahlen, Daten und Fakten. Legt gemeinsam Masseinheiten fest, an denen der Erfolg realistisch gemessen werden kann. Stelle sicher, dass Dein Mitarbeiter in der Lage ist, diese Ziele umzusetzen. Frage ernsthaft nach, ob er sich zeitlich in der Lage sieht. Kann er diese zusätzlichen Aufgaben erledigen, ohne das andere Sachen darunter leiden? Gegebenenfalls findet gemeinsam eine Lösung. Vielleicht kann er andere Aufgaben abgeben. Auch dabei geht es um ein faires Übereinkommen. Achte darauf ob Dein Mitarbeiter Aufgaben sehr gerne erledigt. Diese sollten ihm dann nicht entzogen werden. Das wäre schädlich für seine Motivation.

Führe ein genaues und ehrliches Gesprächsprotokoll. Händige ein getipptes und ausführliches Gesprächsprotokoll Deinen Mitarbeiter innert maximal 4 Wochen aus. Lass es Dir gegenzeichnen, nachdem er Zeit hatte es zu lesen. Führt Anpassungen durch, falls es notwendig sein sollte: z.B. wenn das Protokoll einen Fehler enthält. Und trage sorge, dass das aktuelle, richtige und gegengezeichnete Protokoll in die Personalakte kommt.

Du solltest auch den Charakter Deiner Mitarbeiter kennen. Achte darauf! Realisiere bei Deiner Vorbereitung, dass Du mit jeden individuell anders verfahren musst. Wie nimmt Dein Mitarbeiter Kritik auf? Wie steht er zu Smalltalk? Äussert er seine Bedenken nur zögerlich? Neigt er dazu alle Aufgaben anzunehmen, weil er hilfsbereit ist, ist dann aber überlastet? Wie kann ich eine entspannte Atmosphäre schaffen? Welche Art Lob kommt an?

Ein erfolgreicher Manager weiss genau wie er einen Gesprächspartner zu nehmen hat, um das bestmögliche Resultat zu erhalten.

Dieses Gespräch dient neben dem Geben von Feedback auch der Motivation. Mit den richtigen Fragen und aktivem Zuhören, wirst Du Dinge erfahren, von denen Du bisher nicht einmal etwas geahnt hast. Davon hängt auch Dein Erfolg und der, der Unternehmung ab.

Diese Information ist wichtig für Dich. Spannungen im Team sind die Ursache Nummer 1, für mangelhafte Ergebnisse. Eventuell kannst Du räumlich umplanen. Ein Konfliktgespräch wäre auch eine Lösungsmöglichkeit. Sind Konflikte schon etwas älter oder tiefer, wird ein Mediator sicherlich bessere und schnellere Ergebnisse liefern, als Du es jemals könntest.

Das Gespräch zum Jahresende ist auch dazu gedacht, Feedback über Dich und Deine Leistungen zu erhalten – von Deinen Mitarbeitern. Mit einer solchen Frage zeigst Du Interesse, demonstrierst kritikfähig zu sein und nimmst Deine Verantwortung wahr, für Deine Mitarbeiter wirklich da zu sein.

Würde es den Rahmen sprengen, macht einen neuen verbindlichen Termin aus.

Damit gibst Du Anerkennung an Deine Mitarbeiter. Du zeigst, sie sind Dir wichtig. Mindestens genauso wichtig ist aber auch, dass das keine Floskel war. Sondern es muss auch die Umsetzung zeitnah stattfinden, wenn ihr zu einer Übereinkunft gekommen seid.

Hier sind die Rahmenbedingungen der Arbeit der Kern des Interesses.

Diese Frage bezieht sich auf Prozesse und Abläufe. Wenn man lange in einem Unternehmen ist, wird man betriebsblind. Abläufe sind veraltet, kompliziert und modernisierungsbedürftig. Neue Mitarbeiter können neue Möglichkeiten und Chancen aufzeigen. Langjährige Mitarbeiter wissen, wie man es besser machen könnte, weil sie jeden Tag damit zu tun haben.

Ist zu erkennen, dass Dein Gesprächspartner gute Vorschläge hat, macht einen neuen verbindlichen Termin aus. Hier empfehle ich meinen Kunden auch ein gemeinsames abteilungsübergreifendes Brainstorming, mit allen, die an einem Ablauf oder Prozess arbeiten. Diese Brainstormings zeigen immer wieder enormes Verbesserungspotenzial und helfen Zeit und Geld zu sparen, Risiken auszuschalten und Kunden zufriedener zu machen.

Mitarbeiter haben grosse versteckte Potenziale und Stärken in sich. Diese wirst Du erst erkennen, wenn Du offen für das eine oder andere Experiment bist. Meiner persönlichen Erfahrung nach, entscheidet man sich viel zu früh für eine bestimmte berufliche Laufbahn und lernt erst spät im Leben kennen, was man eigentlich gerne macht und somit wirklich gut kann. Setze Deine Mitarbeiter nicht nach den Ausbildungen auf dem Papier ein, sondern nach Fähigkeiten, Vorlieben und Wünschen.

Damit erreichst Du die besten Ergebnisse, hast die treuesten, erfolgreichsten und ergebnisorientiertesten Mitarbeiter und Deine Kunden werden es honorieren.

Nur so kannst Du herausfinden, wie sich Dein Mitarbeiter weiterentwickeln möchte. Ich stelle immer wieder unter meinen Kunden fest, dass Manager und Unternehmer überrascht sind, wenn die besten Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Auch wenn sie ein höheres Gehalt angeboten bekommen und mehr Verantwortung, wird die Entscheidung nicht revidiert. Das kommt daher, weil die meisten Chefs einfach von sich ausgehen und überhaupt keine Ahnung davon haben, was Mitarbeiter für Ziele und Wünsche haben. Auch äussern solche Mitarbeiter oftmals ihre Wünsche nicht oder nur «versteckt». Wenn sie kein Echo erhalten, kündigen sie schnell und sind auch nicht bereit, den Entschluss erneut zu überdenken. Die Frage «Wie und wo siehst Du Deine berufliche Zukunft» und das aktive zuhören auf die Antwort, hätte diesen Ärger verhindert.

Damit erfährst Du was gut läuft in Deinem Team und wo es Potenzial gibt, an dem Du arbeiten musst. Ausserdem zeigst Du, dass dieses Gespräch auch zur Mitarbeitermotivation dient und Du ihn und seine Bedürfnisse ernst nimmst.

Weitere Techniken stelle ich Dir ein anderes Mal vor! Am Besten Du abonnierst meinen Blog um keinen Tipp zu verpassen: michabarth.com/blog-fuer-maenner

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