Was kannst Du als Angestellter tun, um Dich auf Dein Mitarbeiter Gespräch vorzubereiten?
Einmal pro Jahr finden die Mitarbeiter Gespräche statt. Das Du nervös bist, ist normal, aber nicht wirklich nötig. Deine Nervosität und Deine Befürchtungen kannst Du durch gute Vorbereitung mindern.
Dabei wird es Dir helfen zu wissen, warum diese Gespräche stattfinden und was auf Dich zu kommt. Dann kannst Du den Austausch mit Deinem Chef optimal nutzen und erfolgreicher werden. Denn es hilft Dir, Deine Arbeit zu verbessern und mehr Möglichkeiten, Aufstiegschancen und Freiheiten im Unternehmen zu erhalten.
Micha M. Barth
Warum finden diese Gespräche statt?
Ich persönlich finde ja, einmal pro Jahr ist zu wenig. Abteilungsleiter und Management sollten ihren Mitarbeitern öfters Feedback geben. Dies würde nicht nur die Arbeitsqualität verbessern, sondern bietet die Chance, in einen engeren und persönlicheren Kontakt zu treten und offeriert auch die Möglichkeit, mit Lob und Anerkennung, seine Mitarbeiter zu motivieren.
Deine Nervosität kommt daher, weil Du nicht genau weisst, was auf Dich zukommt. Besonders, wenn Du neu in einer Abteilung oder einem Unternehmen bist oder der Vorgesetzte gewechselt hat.
Diese Gespräche bieten Dir viele Chancen! Neben einer Leistungsbeurteilung erfährst Du, wo Du Dich noch verbessern kannst. Nimmst Du diese «Kritik» auf, arbeitest daran Dich zu verbessern, steigst Du enorm in der Achtung und bekommst mehr Respekt. Ausserdem erfährst Du, ob und welche Entwicklungschancen es für Dich gibt.
Neben den Arbeitsergebnissen, ist auch Deine Teamfähigkeit und die soziale Interaktion mit Deinen Kollegen, ein Punkt, auf den Dein Chef Wert legen wird.
Du hast die Möglichkeit Stellung zu nehmen: Womit Du zufrieden bist und welche Anregungen Du in den Betriebsablauf und die Zusammenarbeit miteinbringen kannst.
Das Ziel dieses Gespräch ist es, Dir aufzuzeigen, wo Du im Moment stehst und die Zusammenarbeit und die Motivation zu verbessern.
Wie läuft das Gespräch ab?
Grundsätzlich, so sehe ich das aus meiner Sicht, ist es sinnvoll für Dich, gut zuzuhören, ehrliche und aufrichtige Fragen zu stellen und gestellte Fragen direkt und ungeniert zu beantworten. Was als negativ von Deinem Vorgesetzten empfunden wird: Diskussionen und Rechtfertigungen. Für solche Dinge ist dieses Gespräch sehr ungünstig.
Warum? Weil Diskussionen und Rechtfertigungen in einem Mitarbeitergespräch nur signalisieren: «ich will die Kritik nicht hören», «ich kann da nichts dafür» oder «die anderen sind schuld». Mit diesem Verhalten wirst Du im Ansehen sinken und alle Chancen auf Deine Weiterentwicklung im Unternehmen zerstören.
Rückschau
Das Mitarbeiter Gespräch stellt eine Leistungsbeurteilung Deines vergangenen Jahres dar. Es betrifft Deine Zusammenarbeit mit Kollegen, Deine Erfolge und wo noch Verbesserungsmöglichkeiten für Dich bestehen.
Solltest Du schon länger im Unternehmen sein, werden auch die Gespräche aus den vergangenen Jahren herangezogen und wie Deine Entwicklung auf Grundlage dieser zu bewerten ist. Wenn Du Deine schriftlichen Leistungsbeurteilungen der letzten Jahre zur Hand nimmst, kannst Du Dich sehr gut vorbereiten. Falls Ziele nicht erreicht wurden, erläutere sachlich Deine Gründe und bitte um eventuelle Zielkorrekturen. Gut wäre, dies schon im Laufe des Jahres zu tun, wenn absehbar ist, dass Du Deine Vorgaben nicht erfüllen kannst.
Natürlich lässt sich nicht alles in KPI (Key Performance Indizes) messen. Ein KPI ist ein Messinstrument zur rein sachlichen Beurteilung Deiner Leistungen. Aber die vielen zwischenmenschlichen Aspekte sind in einem KPI nicht zu erfassen, stellen aber einen wesentlichen Bestandteil Deiner Beurteilung dar: wie Du mit Kollegen und externen Ansprechpartnern kommunizierst, Dein Engagement, die Strukturierung Deiner Vorgänge und Deine sozialen Kompetenzen.
Gegenwart
In diesem Gesprächsteil geht es um Deine Erwartungen und Deine Zufriedenheit mit den Vorgesetzten und dem Unternehmen. Mach Dir viele Gedanken im Voraus über Fragen, wie:
- Fühlst Du Dich von Kollegen und insbesondere Vorgesetzten ausreichend unterstützt?
- Bist Du mit Deinen aktuellen Aufgaben ausgefüllt, überfordert oder unterfordert?
- Würdest Du gerne in ein anderes Segment wechseln oder andere Aufgaben übernehmen?
- Möchtest Du mehr Verantwortung?
Damit kannst Du Deinen Vorgesetzten zeigen, wieviel Dir am Unternehmen und Deiner Tätigkeit liegt. Ausserdem wird Dein Abteilungsleiter oder das HR viel neues über Dich erfahren und Du kannst positiv glänzen. Sollte die Zeit nicht ausreichen, bitte um einen Folgetermin. Sei nicht einfach froh und zufrieden damit, dieses Gespräch hinter Dich gebracht zu haben. Nutze Deine Möglichkeiten und Rechte.
Frage Deinen Vorgesetzten direkt, ob Du mit Deiner aktuellen Leistung und in Deiner aktuellen Position, die Möglichkeit hast, Deine Zukunftsziele auch umzusetzen. Dann wird Dir klar, ob Du auf einem Abstellgleis stehst oder eine Zukunft hast.
Zukunft
Jetzt werden Deine neuen Goals festgelegt. Achte darauf, dass Du Deine Ziele realistischerweise auch erreichen kannst. Ausserdem bestehe darauf, eine klare Auskunft darüber zu erhalten, welches die messbaren Faktoren sind, die zur Beurteilung der Zielerreichung herangezogen werden.
Dies ist wichtig, um im nächsten Jahr feststellen zu können, inwieweit Du die Ziele erreichst hast. Das kann dann besonders an Bedeutung gewinnen, wenn daran ein Bonus oder eine Beförderung gebunden sind.
Wenn Du Hilfe zum Erreichen der Ziele brauchst, dann äussere dies frei und ehrlich. Besprich mit Deinem Vorgesetzten klare Massnahmen, legt Termine fest oder ein Budget, die für die Erlangung der notwendigen Fertigkeiten helfen. Solltest Du Dir erst einmal darüber bewusst werden müssen, wie Du die Ziele erreichen kannst und was dazu nötig ist, sage auch das offen und bitte um einen zweiten Termin, um über diese Punkte zu sprechen.
Der letzte Punkt des Gesprächs widmet sich Deinen Aussichten für die Zukunft im Unternehmen. Wie und was sind DEINE persönlichen Entwicklungsziele. Dabei solltest Du realistisch mit Dir selbst sein!
Zum Beispiel haben viele den Wunsch Personalverantwortung zu übernehmen, also ein Team oder eine Abteilung zu führen. Hast Du allerdings Schwächen in der Zusammenarbeit oder Kommunikation, solltest Du einen solchen Wunsch nicht äussern. Denn das würde einen eklatanten Mangel an Einschätzungsvermögen der persönlichen Fähigkeiten zeigen. Viel intelligenter wäre es, den Mangel als Grundlage für ein Gespräch über die Beteiligung des Unternehmens an einem Coaching für Dich zu machen. Mit einem Coaching kannst Du empathischer, kommunikativer und verbindlicher werden. Erst wenn Du dies geschafft hast, kann es überhaupt in Betracht gezogen werden, Dir die Verantwortung über Menschen zu übergeben.
Bereite Dich auf diesen Teil sehr gut vor, denn er zeigt Dein Engagement. Denke über Fragen nach und sprich sie an, wie:
- Was sind meine Weiterentwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen?
- Wie lässt sich eine bessere Zusammenarbeit gestalten?
- Welche Trainings und Massnahmen willst und brauchst Du, um die Unternehmensziele zu erreichen?
- Wieviel mehr an Lohn oder Gehalt möchte ich haben?
Hier geht es nicht um Wunschvorstellungen. Richte Dich bei der Gehaltsrunde daran aus, in welchem Mass Du im vergangenen Jahr, die gemeinsam gesetzten Ziele übertroffen hast. Eine Gehaltserhöhung zu gewähren, wenn Du die gemeinsam festgelegten Ziele nicht erfüllt hast, macht für Dein Unternehmen keinen Sinn!
Wenn Du hingegen die Ziele erfüllt oder noch besser übererfüllt hast und im Allgemeinen ein positives Feedback bekommen hast, wäre es durchaus angebracht, über eine Gehaltsanpassung zu sprechen. Mache Dir jedoch bewusst: Wie ist aufgrund von Corona die Situation meines Unternehmens? Sollte die Lage des Unternehmens nicht so gut sein, erwähne gerne Deine Vorstellung. Ergänze die Bitte um: «Wenn es aufgrund von Corona aktuell für das Unternehmen nicht möglich sein sollte, verstehe ich das vollkommen». Lass Deinen Gehaltswunsch und Deinen Verzicht darauf, aufgrund Deines Interesses am Unternehmen, im Protokoll festhalten. Dies wird im nächsten Jahr die Grundlage für Dich sein, Deine Vorstellungen umzusetzen.
Auf Deine Vorbereitung kommt es an
Dein Chef hat das grösste Interesse daran, dass dieses Gespräch erfolgreich abläuft. Auch wenn er der Chef ist, hast Du einen erheblichen Anteil an einem erfolgreichen Gesprächsverlauf.
Je besser vorbereitet Du in dieses Gespräch gehst, um so höher liegt die Wahrscheinlichkeit für Dich, auf einen positiven Abschluss. Ganz besonders interessiert wird Dein Chef auf Input von Deiner Seite sein, die dem Unternehmenserfolg dienen. Sprich nur über Dinge, die Du auch wirklich verstehst und nicht über Dinge, die ausserhalb Deiner Verantwortung und Deiner tatsächlichen Kenntnis liegen. Allgemeinaussagen und Kritik an allem und jedem, stellt Dich nur in ein schlechtes Licht.
Was hat keinen Platz in einem Mitarbeiter Gespräch?
Die kleinen alltäglichen Probleme. Deine Sammlung von Problemen des ganzen Jahres. Und Aussagen wie: «Der hat das gesagt und dann ist das passiert…». Sei Dir bewusst, dass Mitarbeitergespräch ist eine grosse finanzielle Investition in Dich. Dein Chef oder Vorgesetzter kosten dem Unternehmen jede Stunde mehrere hundert Franken.
Checkliste für Dein erfolgreiches Mitarbeiter Gespräch:
- Termin:
Achte darauf genügend Zeit zu haben, Dich vorzubereiten. Lass Dich nicht darauf ein ohne Termin und Vorbereitung in dieses Gespräch gerufen zu werden.
- Gute Vorbereitung
Nimm das Protokoll des letzten Mitarbeitergesprächs zur Hand und überprüfe, wo Du Deine Goals erfüllt hast. Mache Dir Dein eigenes Verbesserungspotenzial bewusst und welche Entwicklungschancen Du für Dich siehst, unter Berücksichtigung Deiner erzielten Ergebnisse. Ausserdem überlege Dir, was Du zukünftig für Dich erreichen möchtest und in welche Richtung Du Dich weiterentwickeln willst.
Mach Dir Notizen, die Du mit in Dein Mitarbeitergespräch nimmst.
- Stimmung
Achte darauf, einen ausreichend grossen Zeitrahmen eingeräumt zu bekommen. Und keine anderen wichtigen Termine direkt vor oder nach dem Gespräch zu haben. So ist es Dir möglich entspannter ins Gespräch zu gehen.
- Beteilige Dich intensiv am Gespräch
Hier werden Dir Deine guten Vorbereitungen und Deine Notizen gute Dienste leisten. Damit kannst Du auf Deine erreichten Ziele eingehen, wo Du selbst noch Verbesserungspotenzial für Dich siehst und welche Aus- und Weiterbildungen Du dazu brauchst.
- Kommunikation und Ton
Ja, es kann ein aufreibendes Gespräch werden. Gehe ruhig ins Gespräch. Sprich bewusst langsam und mit einem tiefen Tonfall. Weil wir dazu neigen, im Stress mit der Tonhöhe und Redegeschwindigkeit anzusteigen. Das kostet Dich Respekt bei Deinem Gegenüber. Sei höflich und verbindlich, aber sehr konkret.
Am meisten wirst Du erreichen, wenn Du Deine Aussagen mit Fakten und belegbaren Zahlen unterlegst.
- Feedback einholen
Solltest Du keine klaren oder verbindlichen Aussagen und Feedback erhalten, bitte darum. Lass Dich nicht schwammigen Erwartungen, Zahlen, Terminen, Zusagen und Aussagen abspeisen.
Du hast ein Recht auf konkrete Verbindlichkeit. Es hängt Dein Vorankommen und Deine Zukunft davon ab.
- Überlege, bevor Du etwas erwiderst
Rechtfertige Dich nicht und diskutiere nicht! Mit dem Eindruck, den Dein Vorgesetzter über Dich in diesem Gespräch gewinnt, gehst Du in das kommende Jahr.
Wenn Dir Kritik hart oder unfair erscheint, bitte Dir Bedenkzeit aus, darauf zu reagieren. «Herr Müller, das habe ich nicht erwartet. Ich möchte es mir zu Herzen nehmen und mich verbessern. Allerdings muss ich erst darüber nachdenken, wie ich das am Besten umsetzen kann. Können wir am {Termin vereinbaren} darüber sprechen? Mir ist das sehr wichtig!».
- Protokoll
Ein Mitarbeiter Gespräch ohne Protokoll hat keinen Nutzen! Du hast für das kommende Jahr nichts in der Hand. Sollte Dein Vorgesetzter wechseln, wird es noch schwieriger.
Achte darauf, dass Dein Chef die wichtigsten Punkte mitschreibt. Es wäre sogar sehr angebracht, wenn Du Dir selbst über alles Notizen machst. Damit erweckst Du nicht nur den Eindruck, wirklich an Deinem Weiterkommen interessiert zu sein, sondern Du hast etwas Konkretes in der Hand und kannst überprüfen, dass nichts im Protokoll vergessen wurde oder vom Besprochenen abweicht.
Dir steht ein schriftliches Gesprächsprotokoll zu. Achte darauf, dies in einem angemessenen Zeitraum zu bekommen, 14 Tage bis 4 Wochen. Überprüfe das Protokoll anhand Deiner Notizen. Solltest Du Abweichungen feststellen, bitte um ein Gespräch und lass das Protokoll anpassen. Du solltest auch unbedingt eine Kopie des angepassten Protokolls erhalten und sicher sein, dass das neue Protokoll in Deiner Personalakte abgelegt wurde.
Das Protokoll sollte von Dir und Deinem Vorgesetzten unterschrieben werden.
Solltet ihr euch über einen Punkt absolut nicht einig werden, kannst Du natürlich die nächste Instanz einschalten. Dies wird aber nur erfolgreich für Dich sein, wenn Du Dir sicher bist im Recht zu sein und dies auch belegen kannst.
- Konkrete Ziele und Übereinkünfte
Insbesondere Deine Ziele und wie diese erreicht und gemessen werden, sollte exakt festgehalten worden sein.
- Rechte
Dieses Gespräch ist keine Gelegenheit für Deinen Vorgesetzen sich über Dich lustig zu machen, Dich herabzuwürdigen oder respektlos zu behandeln. Solltest Du den Eindruck gewinnen, der Gesprächsverlauf könnte in die Richtung gehen, bitte darum, mit Respekt behandelt zu werden. Sollte dies keinen Erfolg haben, hast Du das Recht das Gespräch abzubrechen. Mache Dir sofort eine persönliche, handschriftliche und ausführliche Aktennotiz, mit Datum, Uhrzeit und Unterschrift oder Kurzzeichen und gehe mit einer Kopie zum HR. Sollten derartige Gesprächsverläufe öfters vorkommen, wende Dich an die entsprechenden Aufsichtsstellen, Beratungsagenturen oder einen vertrauenswürden Rechtsanwalt.
Mit guter Vorbereitung steigen Deine Chancen!
Ich biete Dir gerne an, Dir noch Techniken an die Hand zu geben, um Dich vor dem Gespräch zu entspannen, ruhiger zu werden, die richtige mentale Einstellung zu gewinnen und mit Souveränität vorzugehen. Buche einfach Dein persönliches «Power Einsteiger Mentoring» bei mir. Diese Investition in Dich und Deine Zukunft zahlt sich auf jeden Fall für Dich aus!
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